Tutti gli accessi al programma richiedono l’immissione di un nome utente ed una password che permettono al sistema di identificare l’operatore ed abilitare le procedure disponibili e le personalizzazioni dell’utente stesso. Le impostazioni per utente permettono l’abilitazione dei programmi e delle funzioni attivabili nel programma (consultazione, inserimento di nuovi dati,cancellazione, ricerca e stampa). Ad esempio è possibile autorizzare l’utente Flavio all’esecuzione del programma di gestione dei clienti e fornitori, disabilitando la possibilità di inserire nuovi dati anagrafici e/o di cancellarli. Tutte queste impostazioni sono modificabili in qualsiasi momento, permettendo quindi l’abilitazione all’esecuzione dei programmi al crescere delle conoscenze dell’utente. E’ possibile assegnare ad ogni operatore un elenco di programmi da eseguire automaticamente dopo l’accesso ad IdeaAzienda®. Questo permette agli utenti di personalizzare l’ambiente operativo e di ritrovarlo già configurato ogni volta che apriranno il programma.